‘Zet je mensen centraal bij de digitale transformatie van je organisatie’
Je organisatie doorheen een digitale transformatie loodsen, is een enorme uitdaging. Velen denken meteen aan de digitalisering van harde bedrijfsprocessen, zoals de logistiek. Maar ook in hr komt de digitale trein steeds meer onder stoom. En dan gaat het niet alleen over ‘harde’ hr, zoals de payroll en het beheer van vakantiedagen, maar ook de ‘softe’ thema’s zoals het identificeren, aanleren en aantrekken van de nodige skills om je organisatie te laten groeien.
Leestijd 7 min
In deze longread leert u:
- Dat digitale transformaties maar succesvol kunnen zijn wanneer je de mensen betrekt die met de nieuwe tools aan de slag moeten
- Dat digitale HR vandaag is geëvolueerd van louter administratieve ondersteuning naar echte waarde creërende toepassingen
- Dat technologie je kan helpen om je HR-processen te verbeteren, al dan niet met de hulp van AI
- Dat vertrouwen de sleutel is om productiviteit te verzoenen met hybride werken
Welke vragen moet je als organisatie vooraf stellen?
De digitalisering van bedrijfsprocessen is een enorme uitdaging. Niet zelden lezen we verhalen van bedrijven die zich vertillen aan de implementatie van technologie zoals die van SAP. Een digitale transformatie faalt wanneer je als bedrijf te hard focust op het technologische aspect, vertelt Davy Van Ingelgem, partner bij EY Consulting.
‘Wanneer het projectteam een systeem uitwerkt zonder daarbij de werknemers te betrekken, is de kans groot dat er een mismatch ontstaat tussen het systeem en de bedrijfsprocessen. Op dat moment nog bijsturen is geen sinecure. EY helpt ondernemingen die klip te omzeilen en meteen de juiste koers uit te zetten.’
‘De realiteit is dat 75 procent van onze klanten in een SAP-omgeving werken’, zegt Van Ingelgem. ‘Maar bij EY zijn we, ondanks ons partnership met SAP, technologie-agnosten. Wij selecteren de meest adequate technologische toepassing om tegemoet te komen aan de vooropgestelde doelstellingen van de digitale transformatie.’
EY benadert een digitale transformatie vanuit drie invalshoeken:
- Het technologische aspect: welke oplossing ligt in lijn met de behoeftes van de organisatie? Wat is de businesscase?
- Het menselijke aspect: hoe wordt de digitalisering gedragen in de organisatie? Hoe kan je de medewerkers zo goed mogelijk ondersteunen voor, tijdens en na de implementatie?
- Het procesmatige aspect: hoe werkt de organisatie en waarom? Waar zitten de opportuniteiten? Hoe moet dat in de toekomst?
Hoe EY het verschil maakt tijdens drie sleutelmomenten in de transformatie:
- Pre-implementatie: inzicht verwerven in de bestaande architectuur om de pijnpunten en mogelijke verbeteringen te identificeren, de toekomstige architectuur uittekenen en rekening houden met best practices en het ambitieniveau, opstellen van een roadmap en businesscase voor implementatie.
- Implementatie: end-to-end ondersteuning op het niveau van projectmanagement, veranderbeheer, testen, procesoptimalisatie, training en communicatie, go-live ondersteuning, hypercare.
- Post-implementatie: optimaliseren van de digitale transformatie, ondersteunen van werknemers in de nieuwe manier van werken.
Meer en meer organisaties zien door het opkomende belang van performance- en talentmanagement in dat technologie ook een toegevoegde waarde kan bieden in het ‘softe’ deel van hr.
Jean Nahimana – EY Belgium People Advisory Services Executive Director
Hoe kan je hr-waarde creëren met technologie?
‘Velen associëren SAP met EPR-oplossingen’, zegt Jean Nahimana, executive director bij EY People Advisory Services. ‘Maar de hr-oplossing van SAP bestaat al sinds 2012. De meesten kennen haar vooral onder de productnaam Success Factors, en missen daardoor de link met SAP. Maar het is zonder enige twijfel een dominante speler in hr. In België is SAP zelfs marktleider.’
Technologische toepassingen in hr richtten zich aanvankelijk op de automatisering van processen, voornamelijk in ‘harde’ hr zoals payroll en administratie. Meer en meer organisaties zien door het opkomende belang van performance- en talentmanagement in dat technologie ook een toegevoegde waarde kan bieden in het ‘softe’ deel van hr.
‘Werknemers zijn het belangrijkste kapitaal van een onderneming’, zegt Nahimana. ‘Net daarom is het cruciaal om je huidige werknemers tevreden te houden, maar ook om voortdurend nieuw talent aan te trekken.’
Wat kan AI-technologie bijdragen?
AI is een veelbelovende nieuwe technologie. ‘We hebben al heel interessante use cases gezien’, vertelt Nahimana. ‘Een voorbeeld? Rekrutering! En meer specifiek bij het screenen van cv’s. Dankzij AI-technologie kunnen rekruteerders efficiënter kandidaten filteren op basis van objectieve criteria en bijgevolg meer tijd vrijmaken voor diepgaande gesprekken met de beste kandidaten uit de selectie.’
AI kan veel meer doen dan het vizier scherper te stellen op een kleinere poule van goede kandidaten. De meest veelbelovende toepassing zit in het beheer van vaardigheden en competenties. Organisaties brengen zo de bestaande en toekomstige skills van hun teams in kaart. Over welke vaardigheden en competenties beschikt een werknemer? Vergelijk die met de vaardigheden en competenties die je nodig hebt voor de functie en je kan een ontwikkelingsplan op maat van de werknemer opstellen. AI kan dat proces faciliteren. Digitalisering wordt ook een wapen in de zoektocht naar nieuw talent. In plaats van rekruteerders de opdracht te geven naar vergelijkbare profielen in andere bedrijven te speuren, kan je die zoektocht organiseren op basis van de nodige vaardigheden en competenties.
‘AI kan helpen een grotere poule kandidaten samen te stellen’, zegt Nahimana. ‘Waar bedrijven in het verleden screenden op basis van opleiding en diploma, kan dat vandaag – mede dankzij artificiële intelligentie – op basis van vaardigheden, competenties en realisaties in het verleden.’ AI is gebaseerd op algoritmes. Hoe kan je fouten vermijden, bijvoorbeeld valse assumpties waardoor bepaalde kandidaten worden uitgesloten, denk aan origine? ‘Wel, om te beginnen is er altijd al een vorm van bias bij het aanwerven, of dat nu in de ogen van de rekruteerder is of in het AI-systeem’, nuanceert Nahimana. ‘Het is vooral belangrijk dat je zo’n technologie blijft gebruiken voor wat het is: een tool om je te helpen. Er moet altijd een mens zijn om het proces te valideren.’
Van Ingelgem vult aan. ‘Het is cruciaal dat je de technologie vertrouwt. Veel mensen staan nog sceptisch tegenover AI. Heel vaak omdat ze de toegevoegde waarde voor hun eigen job nog niet zien of meer nog, het zien als een bedreiging van die eigen job. Maar ook bij het inzetten van AI-toepassingen wordt opnieuw duidelijk hoe cruciaal het menselijke aspect, de menselijke controle is voor het succes van een digitale transformatie. Wanneer mensen inzicht krijgen in de concrete toegevoegde waarde zal het vertrouwen in die technologie automatisch groeien.
Hoe wordt uw digitale transformatie een succes?
Beluister de volledige podcast op Apple Podcast en Spotify.
Wat is de sleutel voor hybride werken?
Vertrouwen gaat ook over de succesvolle implementatie van een hybride organisatie. Uiteraard heb je daarvoor de vereiste technologische tools nodig. ‘Als ik mijn persoonlijke ervaring erbij neem: tijdens de eerste lockdown ging ik van de ene dag op de andere over van de hele dag op kantoor tot de hele dag thuiswerken’, legt Nahimana uit. ‘De meeste bedrijven, zeker in de dienstensector, ontdekten toen dat ze al alle technologie in huis hadden om hybride werk mogelijk te maken. De uitdaging was: hoe ga je om met de mens in dat verhaal?’
‘Hybride werk is absoluut een pluspunt voor een goede balans tussen je werk en je leven’, vult Van Ingelgem aan. ‘Maar volledig gaan thuiswerken kan de productiviteit beïnvloeden, omdat je de connectie verliest met de organisatie.’ De oplossing bestaat erin het beste van die twee werelden te combineren. ‘Als je een micromanager hebt die iedere werknemer van negen tot vijf op kantoor wil zien, zal het niet werken.’
Nahimana vult aan. ‘De juiste mindset is belangrijk. Voor een manager verandert de manier waarop hij mensen aanstuurt en motiveert als het team hybride gaat werken. Het vereist vertrouwen in de leden van het team. Maar er zijn manieren om dat vertrouwen op te bouwen, via duidelijke communicatie over de objectieven en door de focus op resultaten in plaats van op hoe een werknemer z’n dag indeelt.’
’Bij het inzetten van AI-toepassingen wordt opnieuw duidelijk hoe cruciaal het menselijke aspect, de menselijke controle is voor het succes van een digitale transformatie.’
Davy Van Ingelgem – EY Belgium Consulting Partner
Wat moet u van deze longread onthouden?
Contact
Davy Van Ingelgem
EY Belgium Consulting Partner
Jean Nahimana
EY Belgium People Advisory Services Executive Director