De weg naar Intelligente Automatisering Robotic Proces Automation, kortweg RPA, is geen nieuwe hype. Het is een mature technologie met een bewezen businesscase. RPA is eenvoudig te implementeren en er zijn heel wat snelle winsten mee te halen. Zet vandaag nog uw eerste stap in de reis naar Intelligente Automatisering.
Editie 38

Robotics en artificiële intelligentie

Robotic process automation, kortweg RPA, is een manier om met softwarerobots processen te automatiseren. Vandaag gebeurt dat vooral met ‘domme’ bots, die de gebruiker zelf moet instellen en die parameters moeten krijgen. De bots kunnen dan eenvoudige bedrijfsprocessen overnemen: bijvoorbeeld facturen scannen en inboeken, de database updaten en de nodige betalingen uitvoeren.

Van 1990 tot vandaag

RPA bestond nog niet als term. Er waren natuurlijk wel al computers, software en robotplatforms die een aantal processen automatiseerden om de operationele kosten naar beneden te halen. Vaak ging dat gepaard met complexe, tijdrovende en dure implementaties.
1990
Een aantal softwarepakketten stelden gebruikers in staat om zelf eenvoudige processen te automatiseren en workflows te beheren. RPA werd gebruikt voor het stroomlijnen van repetitieve, op regels gebaseerde businessprocessen, maar implementatie was complex en de software kon nog niet om met uitzonderingen.
2000
RPA vond langzaam breder ingang, vooral bij bedrijven die werken met zeer grote hoeveelheden repetitieve processen. RPA kon ingezet worden voor meer complexe taken. En het werd meer gebruiksvriendelijk.
2010
RPA maakt opgang in een breed scala bedrijven, vooral in de backoffice van verzekeringsmaatschappijen, de gezondheidszorg en financiële instellingen. Nieuwe taken in bestaande contexten kunnen nu vlot geautomatiseerd worden door de gebruikers zelf.
Vandaag
  1. 1Robotplatforms
  2. 2Software pakketten
  3. 3Complexer en gebruiksvriendelijker
  4. 4Opgang in de backoffice

Stap per stap naar artificiële intelligentie

Het traject naar intelligente automatisering vertrekt van de automatisering van eenvoudige processen en komt uit bij de volwassen toekomstige versie van Artificiële Intelligentie. Hebt u de eerste stap al gezet?

1 2 3 5 6 7 8 9 4 FROM TO

Robotic Process Automation

Automatiseren van gestandaardiseerde processen met voorspelbare, gestructureerde informatie.

Robots nemen de repetitieve acties van de werknemers over.

Voorbeeld:
receptie van aankooporders per e-mail en invoeren van het order in het systeem.

X=23 X=Bx2 X=192

Eenvoudige Machine Learning

Automatiseren van gestandaardiseerde processen met onvoorspelbare, maar gestructureerde informatie.

Robots kunnen eenvoudige beslissingen nemen, door te leren op basis van datamining uit het verleden.

Voorbeeld:
toekomstige klantenbehoeften voorspellen op basis van historische orders.

Cognitive Computing

Ongestructureerde informatie interpreteren via datamining, patroonherkenning en het verwerken van natuurlijke taal.

Eenvoudige analytische denktaken worden door robots uitgevoerd.

Voorbeeld:
Een chatbot die klantenvragen beantwoordt, voortdurend bijleert en steeds accuratere antwoorden geeft.

MATCH 96% JOB JOB

Artificial Intelligence

Intelligente automatiseringsoplossingen die beslissingen nemen en orders geven aan intelligente geautomatiseerde diensten om die beslissingen uit te voeren.

Voorbeeld:
Bij een openstaande vacature de skills identificeren gebaseerd op historische informatie, automatisch de openstaande positie adverteren op de gepaste sites, cv’s screenen en kandidaten profileren gebaseerd op info van sociale media. Tot slot de kandidaten via chatbots screenen en een afspraak maken.

9 troeven van RPA

Voor bedrijven is verandering onafwendbaar. De grootste drijfveren van verandering zijn vandaag digitale technologie en artificiële intelligentie. RPA is een eenvoudige manier om op die trein te springen. De implementatie is eenvoudig, en de voordelen zijn legio.

1Verhoogde processnelheidRPA is vele malen sneller dan de mens in de verwerking van eenvoudige, repetitieve transacties.
2Grotere accuratesseRPA maakt significant minder fouten, die bij manuele verwerking onvermijdelijk zijn
3Hoge beschikbaarheidSoftwarerobots zijn dag en nacht, zeven dagen per week beschikbaar, en er is geen absenteïsme.
4Minder kostenDe licentiekosten voor softwarerobots zijn veel lager dan de gemiddelde kostprijs van medewerkers.
5Robuuste traceerbaarheidEen robuust auditspoor kan worden gecreëerd voor alle door robots ondernomen acties.
6Grote flexibiliteitHet is heel eenvoudig om robotcapaciteit in of uit te schakelen. Dal- en piekperiodes worden zo veel beter beheersbaar.
7Eenvoudige implementatieRPA is een lichte technologie die boven op de bestaande IT-architectuur geïmplementeerd kan worden. De benodigde IT-skills voor implementatie zijn bovendien veel lager dan voor de typische IT-trajecten.
8Gezonde returnRPA genereert meestal besparingen van 20 tot 25 procent aan werkuren. Omdat implementatie vaak maar een paar weken duurt, stroomt de winst snel binnen. De initiële investeringen zijn vaak binnen het jaar terugbetaald.
9Eerste stap naar Intelligente AutomatiseringNaast de snelle winst maakt een RPA-traject de onderneming ook klaar voor de volgende stappen op de reis naar Intelligente Automatisering. Lees hier meer over die reis.

Belgische CFO’s over RPA

Finance moet een voortrekkersrol spelen bij de implementatie van RPA. Dat is alleszins de mening van ruim driekwart van de Belgische CFO’s. Toch wordt in de praktijk nog te veel geaarzeld. Thierry Mortier, vennoot en Robotics expert bij EY, zet de bevindingen uit de EY CFO-Barometer voor u op een rijtje.

‘Voor de mogelijkheden die RPA biedt, zien we nu vooral in de financeafdeling interesse’, stelt Thierry Mortier. Dat finance dé plaats bij uitstek is om met robotisering van processen aan de slag te gaan, is logisch. Finance kent relatief veel repetitieve taken en werkt heel regelgedreven en procesgeoriënteerd. ‘Dat is net het soort omgeving waarin automatisering door softwarerobots het best gedijt’, stelt Mortier. RPA vindt dan ook het meest ingang in sectoren met zware backoffices, zoals financiële instellingen, gezondheidszorg en verzekeringsmaatschappijen.

Eerste stap

Meer dan 40 procent van de ondervraagde CFO’s zette al de eerste stappen voor de robotisering van repetitieve, gestandaardiseerde processen. CFO’s hebben daarbij een voorkeur voor het automatiseren van de eigen processen, zodat er meer tijd vrijkomt voor andere prioriteiten.

Als u RPA overweegt, binnen welke termijn acht u het mogelijk de eerste stappen te zetten?

41,9%De eerste stappen zijn gezet
29%Binnen een jaar
6,5%Binnen twee jaar
12,9%Binnen vijf jaar
3,2%Binnen tien jaar
6,5%Ik weet het niet

‘Finance kent relatief veel repetitieve taken en werkt heel regelgedreven en procesgeoriënteerd.’ — Thierry MortierThierry Mortier, vennoot Advisory bij EY

Een verrassing is dat nog geen 30 procent van de respondenten al budget vrijmaakte voor RPA. Volgens Mortier bewijst dit dat te veel CFO’s RPA nog als toekomstmuziek zien.

23 procent van de respondenten overweegt geen RPA-implementatie. Dat is ook vaak te verklaren door outsourcing van een aantal processen, door doorgedreven standaardisering, of door de kleine schaal van de onderneming.

 

Hebt u al een investeringsbudget voor robotisering?

62,8% NEE
27,9% JA
9,3% Ik weet het niet

Kop in het zand

‘Er zijn ook CFO’s die hun kop in het zand blijven steken’, vertelt Mortier. ‘Er wordt soms nog gewerkt met oude recepten zoals Excel-macro’s of met de rekenmachine.’ Die koudwatervrees is jammer: RPA staat ver verwijderd van de grote implementatieoefeningen waar ondernemingen soms jaren bezig waren om hun processen en systemen te aligneren.

Vandaag kunt u de robotisering van een aantal processen in twee weken uitvoeren, om ze vervolgens te testen en uit te rollen in de onderneming. ‘Met een goed Proof of Concept krijgt u makkelijk de rest van de onderneming mee’, aldus Mortier.

 

Hoe denkt u voornamelijk meerwaarde te bieden als RPA een deel van de repetitieve taken over zou nemen?

4,8% Betere beslissingen
4,8% Snellere beslissingen
7,1% Meedenken aan de strategie
16,7% Competitieve voorsprong
66,7% Meer tijd voor prioriteiten

CFO’s of medewerkers zijn soms ook bang dat robots het menselijke aspect van het werk zullen verdringen. 'Dat is een myhte’, stelt Mortier. 'Het automatiseren van saaie taken en het verhogen van de efficiëntie laten net toe dat medewerkers zich concentreren op taken die echt toegevoegde waarde leveren. Robots laten de mensen net toe om meer mens te zijn.

Welk departement zou volgens u het meest gebaat zijn bij RPA?

De inzet van RPA kan een echt competitief voordeel worden met een grote impact op de kostenbasis, zeker in het domein van finance en andere ondersteunende functies. ‘Het gaat niet om een digitaal speeltje’, stelt Mortier, ‘maar om een bewezen, mature technologie, die de onderneming een structurele stap laat zetten op het traject naar Intelligente Automatisering. Bovendien wordt de investering in een RPA-project veelal binnen het jaar terugverdiend.’

59,5% Finance en algemene administratie
33,3% Operations
2,4% Logistiek
2,4% HR
2,4% Andere

Klaar voor softwarerobots.

Vier eenvoudige criteria helpen de CFO om de processen te selecteren die geschikt zijn voor automatisering door softwarerobots.

Is er voldoende volume?

Het proces moet voldoende repetitief zijn, er moet voldoende activiteit zijn voor de robots om over te nemen.

Bestaat de mogelijkheid op menselijke fouten?

Het proces moet regelgedreven zijn, en repetitief: dat zijn de taken waarin mensen de meeste fouten maken, fouten die door robots net vermeden worden.

Is het proces voldoende gestandaardiseerd?

Het moet gaan over processen die maar een relatief beperkt aantal uitzonderingen toelaten. Hoe meer uitzonderingen, hoe zwaarder de implementatie, en hoe minder goed een robot functioneert.

Heeft het proces toegang nodig tot verschillende systemen?

Een robot moet diverse informatie en activiteiten kunnen krijgen. Want er gaat veel tijd verloren door manueel informatie van een systeem in een ander systeem in te voeren.

Contact

Thierry Mortier
Vennoot Advisory en expert Robotics bij EY
Lees meer